8.11
Záloha na pracovní cestu
Ing. Karel Janoušek
Před tuzemskou i zahraniční pracovní cestou je zaměstnavatel podle § 183 odst. 1 ZP povinen zaměstnanci poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Poskytnutí či neposkytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu má značný vliv na použití kurzů pro přepočet částek v cizích měnách při vyúčtování cestovních náhrad (viz Používání kurzů při vyúčtování cestovních náhrad).
Záloha se poskytuje na všechny druhy cestovních náhrad, nikoliv např. jen na stravné, zahraniční stravné či kapesné, ale také na jízdní výdaje, výdaje za ubytování i nutné vedlejší výdaje.
Forma a měna zálohy
Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, cestovním šekem, převodem na účet zaměstnance u banky apod. Zaměstnanci lze také poskytnout tzv. firemní platební kartu, tj. platební kartu vystavenou k účtu zaměstnavatele. Měla by být poskytnuta v měně, kterou bude zaměstnanec potřebovat ve státě, do kterého byl vyslán práci vykonat.
Na tuzemskou pracovní cestu se záloha poskytuje v české měně, neboť podle § 13 zákona č. 6/1993 Sb., o České národní bance, ve znění pozdějších předpisů, je peněžní jednotkou v ČR koruna česká a podle § 16 odst. 1 cit. zákona jsou platné bankovky a mince vydané ČNB zákonnými penězi při všech platbách v ČR. Vyúčtování i vypořádání doplatku či přeplatku z tuzemské pracovní cesty se provádí výlučně v české měně.
Také záloha na zahraniční pracovní cestu může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, formou cestovního šeku, zapůjčením firemní platební karty apod. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazba stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve zlotých. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl.
Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.
Poskytnutí tzv. firemní platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance včetně dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz.
Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank; samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Zaměstnavatel ale nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.
Výše zálohy
Jak je uvedeno výše, jde o zálohu do předpokládané výše cestovních náhrad. Výše zálohy se tak zpravidla stanoví odhadem. Předem totiž nelze zjistit, jaký bude mít zaměstnanec skutečný nárok na stravné, zahraniční stravné ani na další druhy cestovních náhrad. Předem ani nemůže být známo, kdy přesně zaměstnanec překročí státní hranici ČR či jiných států, není známo, jaké bude mít nutné vedlejší výdaje apod. Předem nelze ani předjímat, jaký kurz bude při vyúčtování cestovních náhrad nutno použít.
Doplnění zálohy v průběhu pracovní cesty
Je-li zaměstnanec vyslán na dlouhodobou pracovní cestu do zahraničí, není zpravidla vhodné, aby byl předem zaměstnavatelem vybaven zálohou odpovídající celkovému předpokládanému nároku na cestovní náhrady. Tuto situaci lze řešit různými způsoby, např. poskytnutím platební karty zaměstnavatele, cestovním šekem, bezhotovostním převodem na účet zaměstnance apod.
Dlouhodobá záloha na cestovní náhrady
Zaměstnavatelé v některých případech poskytují vybraným zaměstnancům např. na počátku roku vyšší zálohu na tuzemské i zahraniční pracovní cesty, některým zaměstnancům poskytují vyšší zálohu v cizí měně najednou před plánovanými několika zahraničními pracovními cestami v měsíci. Jak se mají správně řešit tyto případy při vypořádání jejich nároku na cestovní náhrady, které není prováděno bezprostředně po ukončení každé pracovní cesty?
Připomeňme si, že podle § 183 odst. 1 ZP je zaměstnavatel povinen poskytnout…
