V současné době je možné pozorovat postupně rozvíjející
se trend elektronizace personální administrativy, od které si zaměstnavatelé
slibují snížení nákladů a vyšší míru efektivity práce. Tento trend se
bezpochyby dotýká i tzv. výplatních pásek, nicméně vzhledem k ne příliš jasné
právní úpravě se zaměstnavatelé často dotazují, zda je vůbec možné zaměstnanci
poskytnout elektronickou výplatní pásku, popř. za jakých podmínek tak lze
učinit.
Současné znění
§ 142 odst. 4 zákoníku práce se neliší od
úpravy, kterou jsme znali ze starého zákoníku (zákona č. 65/1965 Sb., platného
do konce roku 2006). Zaměstnavateli je tak i v současné době dána povinnost při
měsíčním vyúčtování mzdy (resp. i platu) vydat zaměstnanci písemný doklad
obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy a o provedených srážkách. Na
žádost zaměstnance je dále zaměstnavatel povinen předložit zaměstnanci doklady,
na jejichž základě byla mzda vypočtena.
Pro správný výklad tohoto ustanovení je nejprve nutné
správně porozumět pojmům „vydat“ a „písemný doklad.“
Pojem „vydat“ není v zákoníku práce ani v ostatních
pracovněprávních předpisech blíže definován. Jazykovým výkladem lze v případě
slovního spojení „vydání dokladu zaměstnanci“ dojít k závěru, že tento pojem v
sobě implikuje určitý proces, kdy jedna strana (zaměstnavatel) připraví a
nabídne určitou informaci (v tomto případě výplatní pásku) a druhá strana
(zaměstnanec) ji může přijmout, tedy jakési dání k dispozici. Protože současný
zákoník práce plně převzal předchozí právní úpravu, je v této souvislosti nutné
si uvědomit dobu, kdy se tento pojem v české právní úpravě objevil poprvé, tedy
rok 1965 (výše uvedené ustanovení bylo obsaženo již v původním znění
předcházejícího zákoníku práce). V této době byly mzdy vypláceny v podstatě
pouze v hotovosti na pracovišti spolu s předáním listinné výplatní pásky.
Jelikož zákonodárce nemohl tehdy žádným způsobem
předpokládat rozvoj technických možností, ke kterému došlo v posledních letech,
lze v souvislosti s technickým vývojem pod pojem „vydat“ dle našeho názoru
zahrnout i umožnění dispozice s předmětnou informací nejen fyzicky, ale i ve
formě e-mailové zprávy či jednoduchého přístupu na intranetovou aplikaci z
počítače zaměstnance. Nutno však upozornit, že i v současné době existují
názory odborníků na pracovní právo, dle kterých je nutné zaměstnancům výplatní
pásky fyzicky předat. Svůj závěr vesměs odůvodňují snadnou a jednoduchou
možností kontroly výše mzdy, respektive provedených srážek ze strany
zaměstnance.
S tímto však lze souhlasit pouze v případě zaměstnanců,
kteří v práci nepoužívají osobní počítač, neboť po nich není možné požadovat
vynaložení zvýšeného úsilí, než tomu je v případě fyzického předání výplatních
pásek na pracovišti. Jelikož je totiž zaměstnavatel povinen výplatní pásku
vydat, nelze z tohoto termínu dovodit jakoukoli další součinnost ze strany
zaměstnance, která by přesáhla jeho účast na pracovišti a převzetí výplatní
pásky. U zaměstnanců, kteří v práci nepoužívají osobní počítač, tak bude
nutné obdržet jejich souhlas s přechodem na elektronickou výplatní pásku. Avšak
i v takovém případě nelze vyloučit možnost, aby byl udělený souhlas
zaměstnancem kdykoliv odvolán.
U ostatních zaměstnanců denně pracujících s osobním
počítačem, kteří mají po celý den přístup k e-mailové schránce či pro které
není rychlý přístup na firemní intranet problémem, je požadavek na aktivní
součinnost při vydávání výplatních pásek elektronickou cestou odůvodněný
(naopak pro tyto zaměstnance může být tento postup příjemnější a často i
rychlejší než klasická distribuce listinných výplatních pásek). Zaměstnavatel
by však měl dále zajistit maximální zjednodušení procesu zasílání výplatní
pásky, procesu přihlášení a případného tisku elektronické pásky. Nicméně i zde
bychom doporučovali zachovat možnost v případě, že zaměstnanec nesouhlasí s
elektronickou výplatní páskou, aby mu byla i nadále vydávána klasická páska v
listinné podobě.
Pojem „písemný“, respektive písemná forma nejsou rovněž
v pracovněprávních předpisech ve vztahu k výplatní pásce definovány. Písemná
forma je ovšem v případě právních úkonů definována občanským zákoníkem,
který se uplatní subsidiárně vedle zákoníku práce. Občanský zákoník tak
považuje písemnou formu za zachovanou, je-li právní úkon učiněn telegraficky,
dálnopisem nebo elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu
právního úkonu a určení osoby, která právní úkon učinila, a dále za
předpokladu, že je úkon podepsán tzv. zaručeným elektronickým podpisem.
Domníváme se, že drtivá většina zaměstnavatelů takovým podpisem v současné době
nedisponuje.
Je však třeba si uvědomit, že dané ustanovení pojednává
o právních úkonech, tedy o nejvýznamnější kategorii právních skutečností mající
pro účastníky, respektive jejich práva a povinnosti, zásadní význam. Dále
nesmíme zapomenout, že zákoník práce dokonce i v případě právních úkonů
nestanoví automaticky jejich neplatnost v případě nedodržení písemné
formy, ale pouze tehdy, je-li to výslovně stanoveno zákoníkem práce,
popřípadě jiným předpisem.
Výplatní páska (doklad obsahující údaje o jednotlivých
složkách mzdy a o provedených srážkách) právním úkonem samozřejmě není. Jejím
smyslem je informovat zaměstnance o výši mzdy a provedených srážkách, avšak v
žádném případě se nejedná o projev vůle směřující ke vzniku, změně nebo zániku
jakýchkoliv práv nebo povinností, ať již zaměstnance či zaměstnavatele.
Z tohoto důvodu tedy vyplývá, že v případě výplatní
pásky, na jejíž formu nemohou být kladeny vyšší nároky než na právní úkony, lze
(platně) dostát písemné formě, za kterou lze obecně považovat jakoukoli formu
sdělení, kde je nositelem informace písmo (jako opak ústního sdělení), i
prostřednictvím elektronické intranetové aplikace, navíc s možností tisku
výplatní pásky každým…
