13.1.1.1
Mzdový list a další evidence důležité pro výpočet mezd
Ing. Růžena Klímová
Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému poplatníkovi založen mzdový list. Organizace ho musejí vést ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, tzn. i při příjmech za práci společníků a jednatelů s. r. o., prokuristů, likvidátorů, členů orgánů právnických osob, komanditistů komanditních společností a též při poskytování odměn žákům a studentům v době praktického výcviku v souladu s § 122 zákona č. 561/2004 Sb. [odměny žáků jsou od roku 2014 od daně osvobozené – viz § 6 odst. 9 písm. l) ZDP ].
Archivace mzdového listu
Mzdové listy musí organizace archivovat po dobu 45 let následujících po roce, kterého se týkají [viz § 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb.]. Jedná-li se o mzdový list poživatele starobního důchodu, archivační lhůta se zkracuje na 10 let následujících po roce, kterého se mzdový list týká.
Náležitosti mzdového listu
Povinné náležitosti mzdového listu stanoví § 38j ZDP. Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění, zdravotní pojištění, nemocenské pojištění, důchodové pojištění nebo ze zákoníku práce (pro účely výpočtu průměrného výdělku pro pracovněprávní účely).
Identifikační údaje
Mzdový list musí obsahovat tyto identifikační údaje:
- poplatníkovo jméno včetně všech dřívějších,
- rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem [kódy států se pro tyto účely zjistí podle nařízení komise (ES) č. 2081/2003, zaměstnavatelům jsou k dispozici na stránkách Finanční správy: http://www.financnisprava.cz/ ],
- bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,
- jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani podle § 35ba (např. jméno, příjmení a rodné číslo manželky/a, na které uplatňuje slevu na dani) a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně podle § 15, částek slevy na dani podle § 35ba a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání,
- datum vstupu zaměstnance do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice (den ukončení zaměstnání u plátce).
Měsíční náležitosti
Za každý kalendářní měsíc se ve mzdovém listě uvádí:
- úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích (sem patří i 1 %, popř. 0,5 %, vstupní ceny motorového vozidla a dále například nadlimitní částky stravného poskytnutého zaměstnanci při služebních cestách, stravenkový paušál, naturální příspěvek na stravné atd.),
- částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
- základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
- vypočtená záloha na daň nebo daň sražená podle zvláštní sazby daně (15 % do 10 000 Kč u DPP bez učiněného Prohlášení, např. 15 % do 4 000 Kč u DPČ a PP bez učiněného Prohlášení),
- měsíční sleva na dani podle § 35ba a záloha snížená o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
- výše měsíčního daňového zvýhodnění, měsíční slevy na dani, měsíčního daňového bonusu a zálohy snížené o případnou měsíční slevu na dani podle § 35ba a 35c ZDP,
- skutečně sražená záloha na daň.
Údaje v bodech 3 a 4 se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti a odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem.
Mzdový list musí obsahovat součty všech údajů za zdaňovací období uvedených pod body 1 až 7 a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů. Dále musí mzdový list obsahovat údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění za předchozí rok (např. mzdový list za rok 2023 obsahuje údaje o ročním zúčtování za rok 2022).
Na mzdovém listě se uvádějí též částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, které je povinen platit poplatník, a částky tohoto pojistného, které je povinen z těchto příjmů platit plátce daně a u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.
Doklad o údajích ve mzdovém listě
Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda, vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti doklad o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani podle § 35ba ZDP a daňového zvýhodnění. Kopii vystaveného dokladu zaměstnavatel uschová.
S ohledem na odstranění brutace od roku 2021 mzdový list již neobsahuje částku odpovídající kladnému rozdílu mezi zdanitelným příjmem a 4násobkem průměrné mzdy pro účely důchodového pojištění (solidární zvýšení zálohy daně).
Další náležitosti mzdového listu
Pro odvod pojistného na zdravotní pojištění je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je zdravotní pojištění odvedeno, a výši odvedeného pojistného – jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance.
Pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti je nutné uvádět na mzdovém listu vyměřovací základ, z něhož je pojistné odvedeno, a výši odvedeného pojistného – jak za zaměstnavatele, tak i zaměstnance.
NahoruVedení dalších evidencí
Další údaje musí zaměstnavatel evidovat buď samostatně, nebo v rámci mzdového listu. Vhodnější je mít důležité údaje na mzdovém listu.
Nemocenské pojištění
Zaměstnavatel je dle § 95 ZNP povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných pojištění, která musí pro účely pojištění obsahovat tyto údaje:
- jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, místo trvalého, popřípadě hlášeného pobytu zaměstnance, den nástupu do zaměstnání a skončení doby zaměstnání, druh činnosti zakládající účast na pojištění, údaj o místě výkonu práce, je-li toto místo trvale v cizině, a o tom, zda je zaměstnanec v cizině povinně účasten důchodového pojištění, státní občanství, a byl-li zaměstnanec povinně účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti nebo za jejího trvání, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, a u smluvního zaměstnance též identifikační údaje jeho zahraničního zaměstnavatele, jakož i den zahájení a den skončení výkonu práce smluvního zaměstnance na území České republiky,
- výši sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu,
- výši započitatelného příjmu za jednotlivá mzdová (výplatní) období,
- dobu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, dobu karantény, dobu ošetřování osoby (péče o dítě ve věku do 10 let), dobu otcovské poporodní péče, dobu dlouhodobého ošetřovného, dobu mateřské dovolené a rodičovské dovolené, dobu vazby, dobu výkonu zabezpečovací detence a výkonu trestu odnětí svobody zaměstnance a další dny jeho omluvené nepřítomnosti v práci, dny pracovního volna bez náhrady příjmu, poskytnutých zaměstnanci jeho zaměstnavatelem v případech, kdy zaměstnanec nemá na pracovní volno nárok, a dny výkonu práce zaměstnance v pojištěné činnosti v době, v níž má nárok na výplatu nemocenského, otcovské poporodní péče, peněžité pomoci v mateřství, dlouhodobého ošetřovného a ošetřovného,
- neomluvené pracovní dny zaměstnance, popřípadě jejich části,
- záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, a je-li tento důchod pobírán ze státu, s nímž ČR uzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, též záznam o tom, z jakého státu je tento důchod pobírán a jaký cizozemský nositel pojištění je plátcem důchodu,
- předcházející orgán, který prováděl pojištění…
