2024.22.03
Paušalizace cestovních náhrad – zásady, praktické příklady
Ing. Karel Janoušek
Ustanovení § 182 ZP umožňuje poskytovat zaměstnancům v některých případech cestovní náhrady paušální částkou. Při splnění podmínek uvedených v tomto ustanovení lze dosáhnout i výrazného zjednodušení administrativních prací při poskytování cestovních náhrad zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců, které jim přísluší při opakujících se tuzemských nebo zahraničních pracovních cestách uskutečňovaných za podobných podmínek, tj. do stejných míst, na přibližně stejnou dobu, obdobným dopravním prostředkem apod. Paušální částku je možno poskytovat nejen za náhrady výdajů, které zaměstnancům vznikají při pracovních cestách definovaných v § 42 ZP, ale i při ostatních cestách uvedených v § 152 ZP (dále jen "pracovní cesty").
Jedním z nejvhodnějších a nejjednodušších případů využívání paušalizace cestovních náhrad je poskytování náhrad jízdních výdajů formou měsíčního paušálu zaměstnancům, kteří uskutečňují pracovní cesty po obci, ve které mají pravidelné pracoviště, např. za cesty na poštu, do banky, obchodním zástupcům za cesty za obchodními partnery, řidičům nákladních vozidel včetně mezinárodní kamionové dopravy jezdících po stejných trasách, stavebním dělníkům a dalším zaměstnancům, kteří často konají pracovní cesty do stejných míst v jedné obci nebo i širším území, zaměstnancům provádějícím kontrolní odběry nebo odečty ve vodárnách apod., zaměstnancům sociálních služeb za cesty ke klientům, atd.
Paušální částka může být stanovena nebo se zaměstnancem sjednána za všechny nebo jen vybrané druhy cestovních náhrad (např. jen stravné nebo jen náhrada jízdních výdajů apod.), a to jako denní nebo měsíční. Pokud je stanovena za všechny druhy cestovních náhrad, není již třeba provádět za každou uskutečněnou pracovní cestu, které se paušalizace týká, vyúčtování cestovních náhrad.
Jako paušální nelze stanovit pouze dílčí část příslušného druhu cestovních náhrad. Nelze tak např. stanovit jen koeficient pro zjištění výše náhrady jízdních výdajů za počet kilometrů ujetých soukromým vozidlem na pracovní cestě. Může však být stanovena např. paušální náhrada jízdních výdajů za použití soukromého vozidla za den anebo měsíc celkem.
Určení nebo sjednání denní nebo měsíční paušální částky cestovních náhrad musí být provedeno písemnou formou (vnitřní předpis, rozhodnutí zaměstnavatele, dohoda se zaměstnancem) tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se stanovená paušální částka týká, které druhy cestovních náhrad obsahuje, při cestách do kterých míst a za jakých podmínek konaných (např. druh dopravního prostředku, způsob ubytování apod.). Je třeba také sjednat nebo určit, kdy a jak bude její vyplácení příslušným zaměstnancům prováděno, tj. zejména do kolika dnů po stanoveném období, zda v hotovosti, převodem na účet, současně se mzdou apod.
Jde-li o měsíční paušální částku, musí být stanoven způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonával práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod., příp. za dobu, kdy byl na pracovní cestě, která není zahrnuta do pracovních cest, jež jsou součástí předmětné paušalizace. Za pracovní cesty, které nejsou předmětem paušalizace, přísluší zaměstnanci cestovní náhrady na základě běžného vyúčtování.
Pojem paušalizace není v zákoníku práce definován, ale obecně to znamená stanovit něco průměrem, a to z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot. Jinak by nebyl vypočtený průměr spolehlivý a jako paušál použitelný. Z ustanovení § 182 ZP je zřejmé, že při stanovení výše paušální částky se vychází z průměrných podmínek konání cest, za které bude paušální náhrada poskytována, ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad za tyto cesty a příp. také z předpokládaných průměrných náhrad v dalším období.
Při stanovení výše denní nebo měsíční paušální částky za jeden nebo více druhů cestovních náhrad je tak nutno vycházet vždy ze stejnorodých podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, tj. údajů:
• týkajících se vybraných pracovních cest příslušného zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců konaných za obdobných podmínek,
• časově, prostorově a věcně souvisejících,
• zjištěných za dostatečně dlouhou dobu a
• očištěných o extrémní hodnoty.
Jinak nebude vypočtený paušál spolehlivý a použitelný.
Výše paušální částky se tedy stanoví např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců v předchozím období, z průměrných náhrad výdajů za ubytování, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše jízdních výdajů apod., tj. jako průměr ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad za pracovní cesty a náhrady, které budou součástí paušální částky, příp. s přihlédnutím k předpokládaným budoucím průměrným výdajům. V žádném případě nelze paušální částku stanovit pouze na základě předpokladu či odhadu výše budoucích výdajů.
Způsob stanovení výše paušálních částek musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci, příp. i kontrolnímu orgánu. Nejen kontrolní orgán, ale i zaměstnanec má právo nahlédnout do dokladů, na základě kterých byla výše paušální částky stanovena.
Vzhledem k postupně se měnícím podmínkám by měl zaměstnavatel vždy za určité období, alespoň jednou za rok, stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby odpovídaly nové situaci. Tzn., že tak musí učinit, dojde-li např. ke změně místa, kam je příslušný zaměstnanec (zaměstnanci) vysílán na pracovní cesty, používaného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.
Jakkoliv je používání paušalizace cestovních náhrad administrativně výhodné, neznamená to, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty. Evidence uskutečněných pracovních cest je např. jedním z podkladů pro stanovení výše nebo změny paušální částky pro následující období. Nemusí ale již být prováděno vyúčtování cestovních náhrad za pracovní cesty, kterých se paušální částka týká, neboť zaměstnanci bude poskytnuta stanovená paušální částka cestovních náhrad, o jejímž vyplacení bude také účtováno.
Správně stanovený a vyplacený paušál cestovních náhrad je daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele v případě, že je zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům v souladu se zákoníkem práce.
Vedle paušálem stanovených cestovních náhrad zaměstnanci přísluší cestovní náhrady, které stanovený paušál neobsahuje. Bude-li např. pro zaměstnance stanovena měsíční paušální náhrada cestovních výdajů za jeho pracovní cesty do všech organizačních složek zaměstnavatele a uskuteční-li v příslušném měsíci pracovní cestu do jiného místa, pak mu za pracovní cestu do tohoto jiného místa přísluší náhrady cestovních výdajů na základě předloženého vyúčtování. Měsíční paušální částka však bude předem stanoveným odpovídajícím způsobem krácena. Obdobně pokud paušální částka obsahuje např. pouze stravné, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, ubytování a nutných vedlejších výdajů za příslušnou pracovní cestu na základě řádného vyúčtování příslušných výdajů.
Příklad č. 1 - Opakované pracovní cesty
Je možno rozhodnout o paušalizaci cestovních náhrad, když zaměstnanci několikrát v týdnu jezdí z pravidelného pracoviště vykonat práci do jiné provozovny zaměstnavatele?
Ano, právě u takovýchto pravidelně se opakujících pracovních cest je velmi výhodné poskytovat cestovní náhrady formou paušálu a dosáhnout tím i výrazného snížení administrativy. Po stanovení paušální náhrady již není třeba provádět vyúčtování cestovních náhrad a zaměstnanci se poskytne stanovený měsíční paušál (např. spolu se mzdou), nebo se podle evidence docházky poskytne příslušný násobek určeného denního paušálu.
Pro stanovení paušálu je nezbytné mít k dispozici dostatečný počet případů vyúčtovaných a proplacených cestovních náhrad za pracovní cesty, které budou předmětem paušálu. Na základě výdajových dokladů se pak vypočte výše příslušného denního nebo měsíčního paušálu.
Příklad č. 2 - Paušalizace cestovních náhrad skupinám zaměstnanců
Máme 80 zaměstnanců, kteří provádí pravidelně údržbu a běžné opravy zařízení ve firmách, které si od nás toto zařízení koupili. Každý z těchto zaměstnanců má na starosti prakticky stále skupinu těchto firem v určité oblasti a je tak zpravidla 4 dny v týdnu na pracovních cestách. Za každou pracovní cestu vypisují zaměstnanci cestovní příkazy a provádí vyúčtování cestovních náhrad. Je možno nějakým způsobem zjednodušit tuto pro ně nezáživnou opakovanou administrativu?
V uvedeném případě je výhodné poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady formou paušálu. Výši paušální náhrady nelze ale stanovit pro všechny takové zaměstnance ve stejné výši. Je nutno stanovit paušální náhrady samostatně pro příslušné zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců, kteří konají pracovní cesty do stejné oblasti, tj. za stejných nebo podobných podmínek (vzdálenost, druh dopravního prostředku, doba trvání pracovních cest, příp. způsob ubytování), a to jako denní nebo měsíční průměr z již vyplacených cestovních náhrad všem příslušným zaměstnancům za předchozí období (podle podmínek např. za 3 měsíce, půl roku apod.).
Příklad č. 3 - Paušalizace jízdních výdajů MHD
Podle § 159 odst. 2 ZP je možno proplácet jízdní…
