Paušalizace cestovních náhrad v příkladech

     Účelem paušalizace je dosáhnout zjednodušení administrativních prací při zjišťování a vypořádávání náhrad zaměstnanců, kteří jsou s určitou pravidelností vysíláni na pracovní cesty za převážně podobných podmínek, do stejných míst, na přibližně stejně dlouhou dobu, podobným dopravním prostředkem apod. Formou paušálu je možno stanovit výši všech anebo vybraných druhů cestovních náhrad. Vedle paušálních částek lze poskytovat také cestovní náhrady, které paušál prokazatelně neobsahuje.

     Rozhodnutí o poskytování cestovních náhrad formou paušálu je výlučným, jednostranným aktem zaměstnavatele. Případný nesouhlas zaměstnance či odborového orgánu je nepodstatný.

     Paušální částku lze podle § 182 zákoníku práce sjednat anebo ji zaměstnavatel může stanovit jako měsíční anebo denní náhradu. Sjednání či určení konkrétní paušální částky musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, při jakých pracovních cestách (do kterých míst) a za jakých podmínek (např. druh dopravního prostředku), o které druhy cestovních náhrad přitom jde, zda o denní či měsíční paušál, a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům prováděno (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.).

     Protože i u paušálních náhrad jde o jejich poskytování v souvislosti s cestami souvisejícími s výkonem práce, musí být také určen způsob krácení paušálu za dobu, kdy zaměstnanec práci nevykonává, tj. při nepřítomnosti zaměstnance např. z důvodu dovolené, nemoci apod.

     Z uvedeného ustanovení zákoníku práce je zřejmé, že při určení výše paušálu se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, ze skutečné výše již poskytnutých cestovních náhrad a příp. také z očekávaných průměrných výdajů. Paušalizovat obecně znamená stanovit něco průměrem, přičemž průměr musí být vždy určen z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot, jinak nebude spolehlivý a použitelný. Při stanovení výše měsíčního nebo denního paušálu za jeden nebo více druhů cestovních náhrad je tak nutno vycházet ze stejnorodých podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, tj. z údajů, které:

• se týkají příslušného zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců,

• časově, prostorově a věcně souvisejí,

• se týkají pracovních cest konaných za obdobných podmínek,

• jsou zjištěny za dostatečně dlouhou dobu,

• jsou očištěny o extrémní hodnoty.

     Výši paušálu tak zaměstnavatel stanoví podle průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích období, tj. např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců, z průměrných náhrad za ubytování poskytovaných v předchozím období těmto zaměstnancům, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše jízdních výdajů apod., příp. také z očekávaných průměrných výdajů. Způsob stanovení výše paušálních částek jednotlivých druhů náhrad musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit a zdůvodnit zaměstnanci i kontrolnímu orgánu.

     Vzhledem k měnícím se podmínkám by měl zaměstnavatel za určité období, alespoň jednou za rok (zdaňovací období), stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za nichž bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny, a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby paušál odpovídal nové situaci. Změnit paušál by tak zaměstnavatel měl vždy, když dojde ke změně místa, kam je příslušný zaměstnanec (zaměstnanci) vysílán na pracovní cesty, ke změně používaného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.

     Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům formou paušálu neznamená, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty, že nemusí být vedena evidence pracovních cest apod. Takováto evidence je např. jedním z podkladů pro stanovení výše paušálu (anebo jeho změny) pro následující období. Kromě toho při případné daňové kontrole bude zaměstnavatel muset zpravidla vždy prokázat, že paušální částky cestovních náhrad byly zaměstnancům poskytnuty oprávněně a za cesty související s jeho zdaňovanými příjmy.

     Uvedený postup není správný, protože podle ustanovení § 158 zákoníku práce se při použití soukromého vozidla stanoví náhrada jízdních výdajů jako součet základní náhrady a náhrady za spotřebované PHM. Zaměstnavatel však v uvedeném případě určil pouze výši koeficientu, kterým se násobí počet ujetých kilometrů soukromým vozidlem zaměstnance, tj. pouze jakousi dílčí část náhrady jízdních výdajů.

     Pokud by zaměstnavatel postupoval v souladu s ustanovením § 182 zákoníku práce, pak by formou paušálu stanovil náhradu jízdních výdajů jako celek. Zjistil by skutečnou výši zaměstnanci vyplacených náhrad jízdních výdajů za použití soukromého vozidla (např. za tři měsíce) a ze součtu těchto skutečných částek by vypočítal denní anebo měsíční průměrnou výši těchto náhrad (např. 3 500 Kč měsíčně), kterou by prohlásil za paušál. Pak by tuto částku, s případným krácením za dny nepřítomnosti v práci, poskytoval zaměstnanci každý měsíc bez ohledu na skutečný počet ujetých kilometrů v příslušném měsíci.

     Především je třeba uvést, že ustanovení § 6 odst. 8 ZDP se týká paušálních částek poskytovaných zaměstnancům za opotřebení věcí uvedených v ustanovení § 6 odst. 7 písm. b) až d) ZDP, jako je např. opotřebení vlastního nářadí, zařízení apod. Netýká se tedy cestovních náhrad.

     Paušalizace cestovních náhrad je umožněna ustanovením § 182 zákoníku práce, který upravuje podmínky, za nichž tak může být učiněno, i postup při stanovení výše paušálu. Z tohoto ustanovení je zřejmé, že při výpočtu výše paušálu cestovních náhrad se použijí skutečné cestovní náhrady a případně také očekávané cestovní náhrady zaměstnance (skupiny zaměstnanců), pro kterého se paušál stanoví. Vzhledem k tomu, že je použit pojem skutečné cestovní náhrady, jde při stanovení výše paušálu o stanovení průměru z poskytnutých (tj. již vyplacených) cestovních náhrad příslušnému zaměstnanci (skupině zaměstnanců).

     V případě stanovení paušálu jízdních výdajů za používání MHD v obci, ve které má příslušný zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, se tedy pro výpočet výše tohoto paušálu použijí částky vyplacené zaměstnanci v souladu s ustanovením § 159 odst. 2 ZP v předchozím období, tj. částky nepodložené jízdenkami, protože takovéto jízdenky zaměstnanec nemusel k vyúčtování dokládat. Tato paušální částka se tak v zásadě stanoví z…