Podmínky konání a průběh pracovní cesty

8.6

Podmínky konání a průběh pracovní cesty

Ing. Karel Janoušek

Zaměstnavatel by si měl být vždy vědom toho, že jde o vyslání zaměstnance na pracovní cestu a stanovení podmínek jejího konání předem, a ne o schválení podmínek až po jejím ukončení. Po ukončení pracovní cesty, tj. zpětně, určit podmínky konání pracovní cesty logicky nelze. Je nejen v zájmu zaměstnavatele, ale také v zájmu zaměstnance, aby byly příslušné podmínky konání pracovní cesty určeny před jejím započetím. Odpadnou tak zbytečná nedorozumění při vyúčtování nároků zaměstnance po pracovní cestě, zbytečné dohady o případném odškodnění úrazu zaměstnance, o náhradě škody po dopravní nehodě s poškozením vozidla zaměstnance apod. a z toho vyplývajících daňových a jiných dopadů. To se týká všech osob, kterým se cestovní náhrady poskytují. Převážná většina problémů a nejasností při poskytování cestovních náhrad vzniká v případech, kdy nebyly předem stanoveny nebo dohodnuty podmínky konání příslušné pracovní cesty. Proto je potřeba věnovat této oblasti, zejména ze strany zaměstnavatele, patřičnou pozornost a zaměstnavatel by to ve vlastním zájmu neměl nechat zcela na zaměstnanci.

Podmínky konání pracovní cesty

Před vysláním zaměstnance na příslušnou cestu zaměstnavatel (nikoliv zaměstnanec) určuje podmínky jejího konání. Musí tak učinit i před cestami, které sice pracovními cestami podle § 42 ZP nejsou, ale pro účely cestovních náhrad se podle § 165 odst. 2 ZP za takovéto cesty považují, i před cestami, při kterých zaměstnanci cestovní náhrady přísluší. Podle § 153 odst. 1 ZP musí zaměstnavatel předem písemně určit zejména:

• dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

• místo plnění pracovních úkolů,

• způsob dopravy,

• způsob ubytování,

• příp. může určit další podmínky.

Je potřeba zdůraznit, že jde o předpokládané podmínky konání pracovní cesty a že zaměstnanci přísluší cestovní náhrady podle skutečného průběhu pracovní cesty.

Jsou-li, vzhledem k okolnostem, práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, nemusí zaměstnavatel podle § 153 odst. 2 ZP před pracovní cestou podmínky určit písemně. Pokud však přesto zaměstnanec na jejich písemném stanovení trvá, musí zaměstnavatel podmínky písemně stanovit, a to nejpozději před nástupem zaměstnance na tuto cestu.

Forma stanovení podmínek

Při stanovení podmínek konání příslušné cesty je zaměstnavatel povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Z hlediska povinnosti přihlížet při stanovení podmínek konání pracovní cesty k zájmům zaměstnance je vhodné uvědomit si také to, co je mj. uvedeno např. v rozsudku Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 21 Cdo 1561/2018 (dostupné na www.nsoud.cz), a to: "...ustanovení § 153 odst. 1 zák. práce hovoří o povinnosti přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance při stanovení podmínek, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména doby a místa nástupu a ukončení cesty, místa plnění pracovních úkolů, způsobu dopravy a ubytování, je třeba zdůraznit, že mezi tyto podmínky patří též určení konkrétních podmínek trvání pracovní cesty (především doba a místo jejího nástupu a ukončení) a její délky, neboť i tyto podmínky mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad. Zaměstnavatel je tedy i při určení doby a místa nástupu pracovní cesty, jejího ukončení a její délky podle ustanovení § 153 odst. 1 zák. práce povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance, a to i v případě, že vysílání na pracovní cesty představuje podstatný znak výkonu sjednaného druhu práce." A také: "... samotný pojem ,přihlížet‛ neznamená podle doslovného výkladu povinnost respektovat jakékoli zájmy žalobce. Zaměstnavatel je však vždy povinen určit podmínky pracovní cesty takovým způsobem, aby zaměstnanec, který dbá zaměstnavatelem předem určených pokynů, v průběhu pracovní cesty dodržoval právní předpisy (aby nebyl ,nucen‛ právní předpisy v průběhu pracovní cesty porušovat) a aby zaměstnavatel mohl dostát všem svým zákonným povinnostem...".

V případě, že zaměstnavatel určil podmínky jejího konání, které jsou např. v rozporu s bezpečnostními předpisy, nebo má-li zaměstnanec důvodně za to, že by přitom byl bezprostředně a závažným způsobem ohrožen jeho život nebo zdraví či život a zdraví jiných osob, může odmítnout nastoupit na pracovní cestu.

Obecné, pro všechny zaměstnance platné podmínky mohou být uvedeny např. ve vnitřním předpisu zaměstnavatele (směrnice, příkaz ředitele apod.), specifické podmínky mohou být uvedeny na tiskopisu cestovního příkazu anebo v jiném dokumentu (zápis z porady, příkaz k jízdě služebním vozidlem apod.), kterým je zaměstnanci pracovní cesta nařízena. Zákoník práce k tomu nestanoví žádná konkrétní pravidla ani nestanoví, že podmínky musí být uvedeny na tiskopisu cestovní příkaz.

Používání tiskopisů cestovní příkaz je sice v řadě případů vhodné, ale není nařízeno žádným obecně platným předpisem a nemusí být tedy používány. Je pouze na zaměstnavateli, jakou vhodnou formu stanovení podmínek pro konání pracovní cesty a pro její vyúčtování sám zvolí. Písemné stanovení podmínek konání pracovní cesty před pracovní cestou, např. na tiskopisu cestovní příkaz, je sice v mnoha případech nejvhodnějším a nejrozumnějším řešením, ale není to vždy nezbytně nutné. Nemusí tak být učiněno v případech, kdy jsou všechny podmínky stanoveny vnitřním předpisem nebo jsou-li obvyklé a právo zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši je nezpochybnitelné (viz § 153 odst. 2 ZP). Nařídit pracovní cestu a stanovit podmínky jejího konání lze učinit i jiným způsobem, např.  zápisu z porady, stanovením úkolů na další období či jiným organizačním opatřením. V řadě případů bude stačit např. vhodně upravená evidence docházky, při používání služebních vozidel vhodná kniha jízd či jiný (řádně vedený) záznam o provozu vozidla apod.

Jestliže se zaměstnavatel rozhodne např. tiskopisy cestovní příkaz používat, může je zakoupit nebo je vytvořit sám. Lze ale také použít některé počítačové programy. Při jejich pořízení je však nutno dát pozor na to, aby byly v souladu se zákoníkem práce a jinými předpisy. Mnohé tiskopisy a programy však tomuto požadavku nevyhovují. Jedním z nejlepších programů k použití v oblasti cestovních náhrad je, nejen podle mého názoru, program Autoplan (www.autoplan.cz).

Individuálně a před každou pracovní cestou by mělo být vhodným způsobem stanoveno místo nástupu na pracovní cestu, místo, kam má zaměstnanec jet vykonat práci, doba trvání pracovní cesty (datum a hodina nástupu a datum předpokládaného ukončení pracovní cesty), způsob dopravy a také místo ukončení pracovní cesty. Zaměstnavatel může určit i jiné podmínky konání pracovní cesty.

Zaměstnanec je povinen zaměstnavatelem stanovené podmínky konání pracovní cesty dodržet, nicméně v průběhu pracovní cesty mohou nastat okolnosti, které mu brání stanoveným podmínkám dostát. Bude tomu tak např. v případě, že let, na který má zaměstnanec zakoupenu letenku, byl odložen nebo zrušen z důvodu povětrnostních podmínek a pracovní cesta tak musí být prodloužena, ubytování nelze zajistit v ubytovacím zařízení stanovené kategorie apod., když náhlá změna povětrnostních podmínek či dopravní nehoda na dálnici apod. znemožní pokračování v cestě vozidlem. Nebo mohou nastat situace, kdy je i z hlediska zaměstnavatele, např. z důvodu plnění pracovního úkolu, pro který byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, vhodné, aby zaměstnanec postupoval jinak, než bylo předem určeno nebo dohodnuto. Zaměstnanec by pak měl postupovat v souladu s § 186 ZP a bez zbytečného odkladu oznámit zaměstnavateli změnu skutečnosti, která je rozhodná pro poskytnutí cestovních náhrad, a samozřejmě dohodnout odchylný postup.

Další podmínky

Kromě uvedené doby a místa nástupu a ukončení cesty, místa plnění pracovních úkolů a způsobu dopravy a ubytování, může zaměstnavatel nejpozději před pracovní cestou také v případě:

1. tuzemské pracovní cesty

   • stanovit anebo sjednat konkrétní výši stravného podle doby trvání pracovní cesty (§ 163 odst. 1 příp. § 176 odst. 1 ZP),

   • stanovit nebo sjednat procento snížení stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě (§ 163 odst. 2 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (to se netýká zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře),

   • rozhodnout případně o jiných náhradách, nicméně za cestovní náhrady se považují pouze náhrady poskytnuté podle § 152 ZP (zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře tak učinit nemůže),

2. zahraniční pracovní cesty

   • sjednat nebo upravit základní sazbu zahraničního stravného podle § 170 odst. 2 ZP (zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře tak učinit nemůže),

   • stanovit nebo sjednat procento snížení zahraničního stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě (§ 170 odst. 5 ZP), a to za každé jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře (to se netýká zaměstnavatele v příspěvkové sféře),

   • rozhodnout případně o poskytnutí kapesného a stanovit jeho procentní výši ze zahraničního stravného (§ 180…