13.1.1 Povinnosti při přijetí nového zaměstnance
Ing. Růžena Klímová
Ohlašovací povinnosti
Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:
-
u zdravotní pojišťovny zaměstnance splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost o nástupu zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele",
-
u místně příslušné správy sociálního zabezpečení splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", pokud nemá s OSSZ dohodnutou jinou lhůtu,
-
u poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu s příjmem ze zaměstnání, ve lhůtě do 8 dnů po vstupu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu, zpravidla ČSSZ,
-
u zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy včetně insolvenční srážky, musí organizace bez odkladu oznámit soudu nebo jinému oprávněnému orgánu, který vydal nařízení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo o exekuci, že u ní nastoupil povinný (dlužník) jako nový zaměstnanec do zaměstnání (povinný je zaměstnanec, vůči němuž je nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo exekuce). Jedná-li se o insolvenční srážky, je nutné oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání též insolvenčnímu správci.
Shromáždění osobních dokladů
Při přijetí nového zaměstnance je potřeba uzavřít pracovněprávní vztah – zpravidla pracovní poměr. Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání – zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce – např. řidičský průkaz apod.].
.
Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu.
Pro účely čerpání podpůrčí doby je od 1. 1. 2012 možné, aby zaměstnavatel požádal OSSZ o podpůrčí dobu u nového zaměstnance. Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání).
Pro splnění oznamovací povinnosti vůči OSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k tomuto údaji vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.
Nahoru Pracovní a mzdové podmínky
Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP budoucího zaměstnance o pracovních a mzdových podmínkách.
Zpracování osobních údajů – souhlas zaměstnance
Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva).
Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.
