Povinnosti při trvání pracovněprávního vztahu a na konci kalendářního měsíce

13.1.2

Povinnosti při trvání pracovněprávního vztahu a na konci kalendářního měsíce

Ing. Růžena Klímová

Oznamování změn vůči zdravotní pojišťovně

Hlášení všech změn rozhodných pro vznik a zánik účasti na zdravotním pojištění včetně změn rozhodných pro povinnost státu platit za zaměstnance pojistné (kategorie pojištěnců státu) a změny zdravotní pojišťovny se provádějí do 8 dnů po vzniku takové skutečnosti. K tomuto účelu se používají závazné kódy stanovené zdravotní pojišťovnou. Pokud je dohodnuto předávání dat na kompatibilním médiu, platí termín dohodnutý se zdravotní pojišťovnou, nejpozději však do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce. Tato lhůta platí i v případě, kdy účast na zdravotním pojištění závisí na výši zúčtovaného příjmu za příslušný kalendářní měsíc.

Změna zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání

Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval změnu zdravotní pojišťovny, k níž došlo v průběhu trvání zaměstnání.

Od 1. 1. 2022 došlo změnou zákona č. 48/1997 Sb. k novým povinnostem pojištěnců. Nová povinnost [§ 12 písm. k)]: oznámit příslušné zdravotní pojišťovně změny jména, příjmení, trvalého pobytu nebo rodného čísla, a to do 30 dnů ode dne, kdy ke změně došlo; pokud se pojištěnec v místě trvalého pobytu nezdržuje, je povinen příslušné zdravotní pojišťovně oznámit také adresu místa pobytu na území České republiky, kde se převážně zdržuje (bydliště).

Zaměstnavatel již neoznamuje změnu jména jako samostatnou změnu v rámci ohlašovací povinnosti, ale aktuální (nové) jméno a příjmení použije při plnění všech dalších oznamovacích skutečností.

Oznamování změn vůči OSSZ

Dojde-li ke změně údajů uvedených na elektronickém formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", je zaměstnavatel povinen oznámit tuto změnu na elektronickou adresu určenou touto správou sociálního zabezpečení do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

Povinnosti v souvislosti s dávkami nemocenského pojištění

Od roku 2020 zaměstnanci nepředávají zaměstnavateli žádné části formuláře neschopenky ani průkaz o trvání dočasné pracovní neschopnosti (DPN). Jediným tištěným dokladem při DPN je "Průkaz dočasně práce neschopného pojištěnce", který si ponechává sám pojištěnec. Dokladem pro nepřítomnost v práci z důvodu DPN a výplatu náhrady mzdy při DPN v době prvních 14 kalendářních dnů DPN jsou informace od ČSSZ v elektronické podobě, které získává zaměstnavatel on-line.

Ke službám ePortálu ČSSZ se lze přihlásit buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím jakéhokoliv prostředku v rámci Národní identitní autority (eObčanka nebo jméno, heslo, SMS). Zaměstnavatel je oprávněn (nikoliv povinen) získávat údaje o DPN z ePortálu. Pro tyto účely musí požádat o zasílání údajů nebo o přístup na ePortál ČSSZ. Pověření zaměstnance ke službám ePortálu se uskutečňuje prostřednictvím tiskopisu "Sdělení zaměstnavatele o pověření zaměstnanců k eSlužbám ČSSZ". Žádost se podává výhradně elektronicky prostřednictvím ePortálu ČSSZ. V závazném formuláři musí zaměstnavatel uvést, jakým způsobem mají být informace o DPN zasílány.

Zaměstnavatel může informace o DPN svých zaměstnanců získávat různými cestami.

1. Požádá o přístup na ePortál ČSSZ, kde získá detailní informace o DPN svých zaměstnanců a též souhrnný přehled všech DPN zaměstnanců.

   • "Informace o DPN zaměstnance" je služba, která umožní zaměstnavateli na základě rodného čísla pojištěnce zobrazit seznam DPN zaměstnance za období, kdy byl účasten pojištění u daného zaměstnavatele, a to až 3 roky zpátky. Výstupní informaci o zaměstnanci je možné uložit jako soubor PDF s elektronickou pečetí.

   • "Přehled DPN zaměstnanců" je služba, která nabídne na základě přiděleného variabilního symbolu přehled všech DPN zaměstnanců, které v daném časovém intervalu v průběhu uplynulých 3 let vznikly, trvaly nebo skončily. Výstupní informaci o zaměstnancích je možné uložit jako PDF soubor.

2. Požádá ČSSZ o zasílání elektronických notifikací o DPN svých zaměstnanců:
   1. na e-mail (jde o informace neobsahující osobní údaje),
   2. do datové schránky. Po zpracování elektronického nebo písemného podání v systémech ČSSZ jsou do datové schránky zasílány ověřené notifikace. Jde o kompletní údaje, kterými jsou: rodné číslo pojištěnce, číslo rozhodnutí o DPN, identifikační údaje lékaře, identifikační údaje zaměstnavatele, druh činnosti, datum vzniku/trvání/ukončení DPN, údaje o povolených vycházkách, místo pobytu v době DPN a případně podezření na pracovní úraz atd.
3. Požádá ČSSZ prostřednictvím kanálu VREP (APEP) o nový typ e-Podání "Data zaměstnavatelům o DPN", které poskytuje údaje o vzniku trvání a ukončení DPN.

Zaměstnanec je nadále povinen neprodleně informovat zaměstnavatele, že je uznán dočasně práce neschopným.

Zaměstnavatel je povinen přijímat žádosti svých zaměstnaných osob o dávky, s výjimkou nemocenského, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat okresní správě sociálního zabezpečení. Žádosti a podklady zaměstnavatel převede do elektronické podoby a aspoň ve formě prosté kopie je předává okresní správě sociálního zabezpečení datovou zprávou.

Údaje pro výpočet dávek "Příloha k žádosti o dávku" zasílá zaměstnavatel v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení. Jde-li o žádost o otcovskou, předává zaměstnavatel tuto žádost okresní správě sociálního zabezpečení neprodleně po uplynutí podpůrčí doby, a jde-li o žádost o ošetřovné, předává zaměstnavatel tuto žádost po uplynutí podpůrčí doby nebo po vydání potvrzení o trvání potřeby ošetřování.

Podklady pro výpočet nemocenského a údaje o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny zasílá zaměstnavatel okresní správě sociálního zabezpečení neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení.

Zaměstnavatel je povinen okresní správě sociálního zabezpečení neprodleně oznamovat též všechny skutečnosti, které mohou mít vliv na výplatu dávek.

Pokud má pojištěnec exekuční srážky, pak v případě dočasné pracovní neschopnosti a peněžité pomoci v mateřství je zaměstnavatel povinen předat OSSZ přehled (pořadí) exekučních srážek, kopii jednotlivých exekučních titulů, výši nezabavitelné částky dlužníka a jakou část z nezabavitelné částky uplatnil zaměstnavatel v měsíci, kdy dochází ke změně plátce. Tyto doklady je možné zasílat v elektronické podobě jako přílohu k tiskopisu "Příloha k žádosti o dávku" do datové schránky příslušné OSSZ nebo jinou formou elektronické komunikace.

Při vážných technických problémech (výpadek energie, kolaps internetu, selhání uživatelského software) je ošetřující lékař oprávněn příslušná hlášení o DPN vydat v analogové formě. Obdobně to platí i pro zaměstnavatele, pokud z uvedených důvodů vystaví Přílohu k žádosti v papírově podobě. Na analogových tiskopisech se však musí uvádět důvod vystavení tiskopisu v písemné formě.

Po skončení DPN je zaměstnavatel povinen zaslat příslušné OSSZ hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského. Jde o údaje, kdy po ukončení DPN nastoupil zaměstnanec do práce a případně kolik hodin odpracoval poslední den trvání DPN. K této ohlašovací povinnosti může zaměstnavatel využít určený tiskopis umístěný na webových stránkách ČSSZ "Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti" nebo může toto hlášení vycházet z uživatelského software zaměstnavatele. Zákon ani nestanoví povinnost zasílat toho hlášení elektronicky. Hlášení se nepodává v případě DPN vzniklé v ochranné lhůtě.

Potvrzení podle § 42 ZOPSZ

Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen vystavit do 8 dnů potvrzení o době nemocenského nebo důchodového pojištění.

Komunikace s OSSZ

Jiný úkon v oblasti sociálního zabezpečení lze učinit písemně, ústně do protokolu nebo datovou zprávou

1. podepsanou uznávaným elektronickým podpisem,
2. odeslanou prostřednictvím datové schránky, nebo…