Zákoník práce umožňuje ustanovením
§ 182 poskytovat cestovní náhrady
zaměstnancům při pracovních cestách formou paušálu. Principiálně paušalizace
znamená stanovení průměrné hodnoty paušalizovaných částek, přičemž
takovýto průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních
hodnot, tzn. hodnot zjištěných za dostatečně dlouhou dobu, týkajících se
příslušné osoby nebo skupiny osob, časově, prostorově a věcně spolu
souvisejících, zjištěných za stejných nebo obdobných podmínek a očištěných o
extrémní hodnoty. Jinak nebude vypočtený průměr (paušál) spolehlivý a
použitelný.
Účelem paušalizace cestovních náhrad je zjednodušení
vyúčtování cestovních náhrad zejména u zaměstnanců, kteří jsou pravidelně
vysílání na pracovní cesty převážně do stejných míst nebo do okruhu stejných
míst, na stejně dlouhou dobu za přibližně stejných podmínek, stejným dopravním
prostředkem apod., tj. také přibližně za stejné výše výdajů. Pro stanovení výše
paušálu cestovních náhrad musí být použity skutečné výdaje na cestovní náhrady
z předchozího období a také příslušné očekávané průměrné výdaje.
Formou paušálu lze poskytovat náhrady všech
druhů cestovních výdajů anebo jednotlivých druhů cestovních náhrad,
nikoliv však pouze jejich dílčích částí. Zaměstnavatel tak nemůže stanovit
např. nějaký koeficient, kterým budou násobeny kilometry ujeté soukromým
vozidlem na pracovní cestě. Může však stanovit paušálem náhradu jízdních výdajů
za použití vozidla zaměstnavatele, tzn. základní náhradu a náhradu za
spotřebované PHM jako celek. Paušální částku lze se zaměstnancem sjednat, příp.
ji zaměstnavatel může určit vnitřním předpisem nebo individuálním písemným
určením, a to jako měsíční anebo denní náhradu. Při paušalizaci
náhrad určité skupině zaměstnanců je nutné vycházet z průměrných podmínek
těchto zaměstnanců, které nesmí mít velké výkyvy.
Výši paušálu tak zaměstnavatel stanoví podle
průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích
období, tj. např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných
zaměstnanců, z průměrných náhrad za ubytování poskytovaných v předchozím období
těmto zaměstnancům, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše
jízdních výdajů apod., příp. také z očekávaných průměrných výdajů.
I u paušálních náhrad platí, že se poskytují v
souvislosti s konáním cest, za které zaměstnanci cestovní náhrady podle
zákoníku práce přísluší. Vedle paušálních částek lze zaměstnanci poskytovat
pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do paušálu zahrnuty. Proto se také v
případě měsíčního paušálu musí určit způsob krácení paušálu za
nepřítomnost zaměstnance v práci (dovolená, nemocenská apod.), příp. za dny
konání pracovních cest, které nejsou součástí paušálu, v příslušném měsíci.
Vzhledem k tomu je také stanovena pro sjednání nebo stanovení paušálu písemná
forma a doklady, na jejichž základě byla výše paušálu stanovena, musí být k
dispozici nejen k nahlédnutí zaměstnanci, pro kontrolu nejen zaměstnanci, ale i
příslušným kontrolním orgánům.
Vzhledem k měnícím se podmínkám by měl zaměstnavatel
alespoň jednou za rok (zdaňovací období) stanovený paušál přezkoumat,
tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování
cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad
vypočteny, a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby odpovídaly nové situaci.
Musí tak učinit, dojde-li např. ke změně místa výkonu práce, stanoveného
dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních
cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.
Jak již bylo uvedeno, sjednání anebo určení konkrétní
paušální částky musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo
jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se
paušalizace týká, o které druhy náhrad přitom jde (paušalizovat není nutno
všechny druhy náhrad), zda jde o denní anebo měsíční paušál, ve kterých
případech a jakým způsobem bude paušál krácen a jak bude jeho vyplácení
příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při
vyúčtování mzdy apod.) prováděno.
Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům formou
paušálu neznamená, že zaměstnanci již nemusí být prokazatelně vysíláni na
pracovní cesty, že nemusí být vedena evidence pracovních cest apod.
Evidence pracovních cest je např. jedním z podkladů pro stanovení výše paušálu
(anebo jeho změny) pro následující období. Zaměstnavatel bude muset vždy
prokázat, že paušální částky cestovních náhrad byly zaměstnancům poskytnuty za
cesty související se zdaňovanými příjmy zaměstnavatele.
NahoruPAUŠALIZACE JÍZDNÍCH VÝDAJŮ MHD
DOTAZ Č. 1
Podle
§ 159 odst. 2 zákoníku práce je možno
proplácet jízdní výdaje MHD bez doložení jízdenky. Setkali jsme se s názorem,
že z toho lze dovodit, že při stanovení paušálu jízdních výdajů MHD nemusí být
dokládány jízdenky a že stačí provést kalkulaci na základě platného tarifu MHD.
V ustanovení
§ 6 odst. 8 ZDP se však hovoří o
kalkulaci skutečných výdajů, což je podle našeho názoru jízdenka, neboť tarif
neprokazuje, že cesta byla skutečně vykonána a že tedy vznikl zaměstnanci
výdaj. Který výklad § 6 odst. 8 ZDP je správný?
Ustanovení
§ 6 odst. 8 ZDP se týká paušálních
částek poskytovaných zaměstnancům za opotřebení věcí uvedených v ustanovení
§ 6 odst. 7 písm. b) až d) ZDP.
Netýká se tedy cestovních náhrad.
Možnost paušalizace cestovních náhrad je upravena v
ustanovení
§ 182 zákoníku práce, kde je uvedeno, že při sjednání nebo
určení paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady se vychází z
průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, z výše
cestovních náhrad a z očekávaných…
