§ 164 ZP Náhrada nutných vedlejších výdajů

2.7.164

§ 164 ZP Náhrada nutných vedlejších výdajů

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

  • § 152 – cesty, při kterých zaměstnanci přísluší cestovní náhrady

  • § 156 – druhy cestovních náhrad

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů

  • § 6 odst. 7 písm. a) – náhrady cestovních výdajů, které nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vznikly v přímé souvislosti s pracovní cestou, v prokázané výši. Jde o výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit a které také v bezprostřední souvislosti s příslušnou konkrétní pracovní cestou prokazatelně vynaložil. Tyto tři podmínky tedy musí být splněny současně.

Jestliže zaměstnanec nemůže výši nutného vedlejšího výdaje prokázat, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Zaměstnavatel tak v tomto případě nemůže použít postup podle § 185 ZP, podle kterého zaměstnanci neprokázanou částku proplatit může, ale nemusí. Náhradu nutného vedlejšího výdaje, jehož výši zaměstnanec dokladem neprokáže, zaměstnanci poskytnout musí. Protože uvedenou cenu obvyklou lze někdy těžko ověřit, prakticky to znamená ve výši, kterou zaměstnanec uvede ve vyúčtování pracovní cesty. Nicméně zaměstnavatel může, podle důvodové zprávy k zákoníku práce, zaměstnancem uvedenou neprokázanou výši korigovat podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty.

Při splnění výše uvedených podmínek tak nutným vedlejším výdajem mohou být (ale nemusí být vždy) např.:

• výdaje za telefonní hovory související s výkonem práce,

• vstupné na výstavu, je-li prohlídka výstavy součástí pracovní cesty,

• v případě použití soukromého vozidla s vědomím zaměstnavatele:

  • připojištění sedadel při společné cestě více zaměstnanců,

  • poplatek za parkování,

  • dálniční poplatek,

• poplatek za úschovu zavazadel,

• poplatek za použití tresoru v hotelovém pokoji apod.

Nutným vedlejším výdajem nemohou být výdaje soukromého charakteru, jako např. pokuta za rychlou jízdu či špatné parkování, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru, vstupné do bazénu, sauny, masáže apod. V případě použití soukromého vozidla zaměstnance na pracovní cestě není nutným vedlejším výdajem např. mytí vozidla, běžná údržba vozidla, nákup oleje do motoru či jiných provozních náplní, ani povinné pojištění vozidla, neboť tyto výdaje jsou součástí základní náhrady za použití vozidla. Takovým výdajem není ani poplatek za pravidelnou lékařskou prohlídku podle § 87 odst. 3 zákona č. 361/2000 Sb., o silničním provozu, ve znění pozdějších předpisů, u starších osob, protože podle odst. 6 uvedeného ustanovení hradí náklady na tuto prohlídku tyto osoby, nikoliv zaměstnavatel.

Nutným vedlejším výdajem ale z hlediska zaměstnance může být pohoštění obchodního partnera zaměstnavatele, které zaměstnanec na příkaz zaměstnavatele uhradil. Zaměstnavatel bude sice muset příslušnou částku zaměstnanci uhradit, ale nebude ji moci považovat za daňově uznatelný náklad, i když bude doložena dokladem a zaměstnancem uvedena ve vyúčtování cestovních náhrad, protože podle ustanovení § 25 odst. 1 písm. t) ZDP výdaje za pohoštění, občerstvení a dary nelze pro daňové účely považovat za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů.