Zákoník práce ani jiný právní předpis zaměstnavateli nestanoví povinnost zajistit a uhradit svým zaměstnancům dopravu do zaměstnání. Zaměstnanec si tedy cestu do práce musí sám zorganizovat a související výdaje uhradit ze svých prostředků. Někteří zaměstnavatelé se však rozhodli, že svým zaměstnancům poskytnou benefit, kterým jim cestu do práce ulehčí. V následujícím textu si popíšeme některé podoby uvedeného plnění včetně daňových dopadů na straně zaměstnance i na straně zaměstnavatele.
Mnozí zaměstnanci při volbě budoucího zaměstnání mimo jiné zohledňují vzdálenost pracoviště od místa bydliště a také výši výdajů vynaložených na přepravu do práce. Zaměstnavatelé, kteří mají zájem o kvalitní pracovníky (případně o zajištění těžko obsaditelných pozic), si tuto skutečnost uvědomují. Z toho důvodu v rámci personální politiky deklarují poskytnutí zaměstnanecké výhody ve formě např.:
- - přepravy zaměstnanců do práce firemním vozidlem,
- - přepravy do práce zajištěné smluvním přepravcem,
- - poskytnutím peněžního příspěvku (na MHD, vlak, autobus, vlastní vozidlo, a to na základě doložení skutečných výdajů nebo stanovenou paušální částkou),
- - poskytnutí paušálního peněžního příspěvku ve výši zkalkulované zaměstnavatelem.
Z daňového pohledu toto plnění (peněžní i nepeněžní) u zaměstnance podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti a také odvodům zákonného pojistného.
Pro úplnou informaci musím uvést, že určitá výjimka je vymezena v ust. § 6 odst. 9 písm. e) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“). Podle ní je od daně z příjmů ze závislé činnosti osvobozeno zvýhodnění poskytované zaměstnavatelem provozujícím veřejnou dopravu osob, které poskytuje svým zaměstnancům a jejich rodinným příslušníkům ve formě bezplatných nebo zlevněných jízdenek. Uvedené osvobození je však jen okrajové, neboť se z celkového pohledu týká omezeného počtu zaměstnanců.
Zaměstnavatelé mohou do daňově účinných nákladů v souladu s ust. § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 ZDP uplatnit náklady spojené s přepravou zaměstnanců do práce bez jakéhokoli omezení. To znamená, že daňově účinným bude vyplacený finanční příspěvek i náklady na zajištění přepravy vlastními nebo sjednanými přepravními prostředky. Podmínkou ovšem bude sjednání tohoto plnění ve prospěch zaměstnanců (v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpisu zaměstnavatele, v pracovní či jiné smlouvě).
Příklad č. 1 - Finanční příspěvek zaměstnavatele stanovený na základě kalkulace
Společnost Alfa, s. r. o., se sídlem v Brně v interním předpisu stanovila, že bude svým zaměstnancům přispívat na cestu do práce, a to paušální částkou, při jejíž kalkulaci vycházela ze skutečných výdajů:
- zaměstnancům z Brna, kteří se do zaměstnání přepravují MHD, byla náhrada stanovena ve výši 25 Kč za každou odpracovanou směnu,
- zaměstnancům s bydlištěm mimo Brno, kteří do zaměstnání dojíždějí vlastním automobilem, byla stanovena náhrada ve výši 1,5 Kč za každý kilometr ujetý z místa bydliště do zaměstnání.
Zaměstnancům byly poskytnuté náhrady každý měsíc připočteny ke zdanitelným příjmům ze závislé činnosti. Zaměstnavatel zahrnul poskytnutou částku do daňově účinných nákladů.
Příklad č. 2 - Finanční příspěvek zaměstnavatele - proplacení předložených dokladů
Zaměstnavatel a zaměstnanci v pracovních smlouvách sjednali, že jednotlivým zaměstnancům budou hrazeny náklady spojené s cestou do práce a z práce, a to na základě předložené jízdenky z autobusu či vlaku. Zaměstnanci vždy jednou měsíčně předložili příslušné doklady a zaměstnavatel jim prokázanou částku jízdních výdajů spojených s cestou do zaměstnání proplatil. Také v tomto případě se jedná o zdanitelný příjem zaměstnance a o daňově účinný náklad zaměstnavatele.
Příklad č. 3 - Plnění nad rámec ujednání
Společnost Beta, s. r. o., se v pracovní smlouvě uzavřené s panem Novákem zavázala, že mu bude přispívat na dopravu do zaměstnání vlastním automobilem měsíční částkou 1 000 Kč. Plnění bylo poskytováno podle uvedeného ujednání. V srpnu 2014 se však vedení společnosti rozhodlo, že panu Novákovi vyplatí namísto 1 000 Kč částku 5 000 Kč. Vzhledem k tomu, že se zaměstnavatel rozhodl poskytnout vyšší plnění, než bylo se zaměstnancem sjednáno, a toto právo nebylo založeno ani jiným způsobem, byla nadlimitní částka (4 000 Kč) daňově neuznatelná. Ke zdanitelným příjmům zaměstnance byla za srpen připočtena částka 5 000 Kč.
Příklad č. 4 - Zajištění přepravy zaměstnavatelem - ocenění nepeněžního plnění
Zaměstnavatel zajistil přepravu zaměstnanců prostřednictvím externího přepravce. S ohledem na částku fakturovanou přepravcem a počtech přepravovaných zaměstnanců připadla na každého zaměstnance částka za posuzovaný kalendářní měsíc ve výši 2 500 Kč. Zaměstnavatel však od zaměstnanců požadoval pouze částku ve výši 500 Kč. V tomto případě tvoří zdanitelný příjem zaměstnance částka, o kterou je úhrada zaměstnance nižší, než je hodnota plnění (2 500 - 500 = 2 000).
Výpočet zálohy na daň pan Holého s měsíčním příjmem 28 000 Kč
| Text |
Částka v Kč |
| Hrubá mzda |
28 000 |
| Hodnota nepeněžního plnění |
2 000 |
| Zdanitelné příjmy celkem |
30 000 |
| Pojistné placené zaměstnavatelem |
10 200 |
…
