Nejčastější omyly v cestovních náhradách a jejich prevence

     Jednou z oblastí, ve kterých dochází k nesprávnostem, je poskytování cestovních náhrad. Tyto omyly vyplývající zejména z nesprávného posouzení, zda zaměstnanci při dané cestě cestovní náhrady přísluší, zda mu musí být vyplaceny, i když je nepožaduje, zda mu přísluší při cestě do práce v sobotu či neděli, zda mu je možno poskytnout místo stravného menu stravenku nebo pokud obdrží menu stravenku, zda mu musí být ještě poskytnuto stravné, kdy je povinností zaměstnavatele zaměstnanci krátit stravné, jaký kurz má být použit k přepočtu cizích měn při výpočtu nároku zaměstnance na cestovní náhrady, přeplatku nebo doplatku při zahraniční pracovní cestě apod. Chybám, ke kterým v uvedených případech často dochází, se věnuje tento článek.

Prevence:

     Pro poskytování cestovních náhrad má zásadní význam místo pravidelného pracoviště. Důvodem je to, že zaměstnanci přísluší cestovní náhrady vždy při cestách k výkonu práce mimo místo pravidelného pracoviště a také při mimořádných cestách k výkonu práce mimo rozvrh směn na pravidelné pracoviště.

     Místo pravidelného pracoviště je možno se zaměstnancem sjednat v pracovní smlouvě anebo, není-li sjednáno, ho zjistit způsobem uvedeným v zákoníku práce. Sjednáním nebo nesjednáním místa pravidelného pracoviště lze částečně ovlivnit poskytování cestovních náhrad zaměstnanci při jeho cestách po jedné obci.

     Při sjednávání místa pravidelného pracoviště je nutno vycházet především z místa výkonu práce sjednaného v pracovní smlouvě. Místem výkonu práce je podle § 34 odst. 1 zákoníku práce místo nebo místa, kde má být v pracovní smlouvě sjednaný druh práce vykonáván. Místo pravidelného pracoviště přitom podle § 34a zákoníku práce nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec.

     Pokud sjednaným místem výkonu práce je:

1. konkrétní místo (např. sídlo firmy, odloučené pracoviště), lze jako místo pravidelného pracoviště sjednat

   • totéž konkrétní místo,

2. více konkrétních míst (např. některá anebo všechna pracoviště firmy), lze jako místo pravidelného pracoviště sjednat

   • jedno z uvedených míst,

   • více anebo všechna uvedená místa v jedné obci,

3. místo sjednané šířeji (např. část obce, obec, kraj, Česká republika), lze jako místo pravidelného pracoviště sjednat

   • konkrétní místo v příslušné oblasti sjednaného místa výkonu práce,

   • více konkrétních míst (např. všechna pracoviště firmy) v příslušné části obce nebo obci anebo v jedné obci šířeji sjednaného místa výkonu práce,

   • část obce nebo obec v dané územní oblasti.

     Jestliže místo pravidelného pracoviště sjednáno v pracovní smlouvě není, je nezbytně nutné zjistit, které místo se za místo pravidelného pracoviště považuje, a to způsobem uvedeným v § 34a zákoníku práce. Podle tohoto ustanovení je pak místem pravidelného pracoviště sjednané místo výkonu práce a v případě, že je toto místo sjednáno šířeji než jedna obec, je jím obec nejčastějších začátků cest zaměstnance za účelem výkonu práce, což znamená, že místo pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad nebude v zásadě nikdy širší území než jedna obec.

     Pokud tedy místo pravidelného pracoviště sjednáno není, pak ve smyslu § 34a zákoníku práce, v případě:

1. místa výkonu práce sjednaného jako konkrétní místo, více konkrétních míst v jedné obci, část obce či obec je pravidelným pracovištěm sjednané místo výkonu práce, tj.

   • konkrétní místo(a),

   • část obce nebo

   • obec,

2. místa výkonu práce sjednaného šířeji než obec (např. kraj, více konkrétních míst ve více obcích) je pravidelným pracovištěm obec, kde nejčastěji začínají zaměstnanci cesty za účelem výkonu práce, tj.

   • obec bydliště zaměstnance,

   • obec sídla firmy,

   • jiná obec.

     Z uvedeného je zřejmé, že z negativního hlediska může nastat pouze případ, kdy zaměstnanci nebudou poskytovány cestovní náhrady jen při jeho cestě k výkonu práce do jedné obce nebo po jedné obci. Způsob jednávání místa pravidelného pracoviště podle sjednaného místa výkonu práce a způsob jeho zjišťování v případě, že není se zaměstnancem v pracovní smlouvě sjednáno, je pro názornost uveden v grafech.

Prevence:

     Právo na stravné zaměstnanci vzniká při tuzemské pracovní cestě trvající alespoň 5 hodin. Toto stravné zaměstnanci přísluší a zaměstnavatel je povinen mu ho poskytnout. Doba trvání pracovní cesty je jednoznačně zřejmá ze záznamu o provozu vozidla (kniha jízd, stazka), který zaměstnanec při použití služebního vozidla nepochybně vyplnil, podepsal a zaměstnavateli předal. Tím mu také prakticky předal informace potřebné ke stanovení výše cestovních náhrad, které mu z této pracovní cesty přísluší. To, že zaměstnanec nevyplnil tiskopis cestovní příkaz, není podstatné. Doba trvání pracovní cesty může být také zřejmá např. z evidence přítomnosti zaměstnance na pracovišti podle § 96 zákoníku práce.

     Nic neznamená ani ústní nebo písemná poznámka zaměstnance, podle které stravné nechce. Podle § 346c zákoníku práce nemůže totiž zaměstnanec zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu náhradu výdajů příslušejících mu v souvislosti s výkonem práce, tedy cestovních náhrad, které mu podle zákoníku práce přísluší. Kromě toho podle § 4a odst. 4 zákoníku práce platí, že jestliže se zaměstnanec vzdá práva, které mu zákoník práce, kolektivní smlouva nebo vnitřní předpis poskytuje, tak se k tomu nepřihlíží.

     Zaměstnavatel by měl vytvořit takové podmínky, aby příslušné informace uvedené v jednotlivých evidencích byly k dispozici všem zaměstnancům, kteří je ke své činnosti potřebují.

Prevence:

     Podle § 156 odst. 2 zákoníku práce se za pracovní cestu, tj. cestu, při které zaměstnanci přísluší cestovní náhrady, považuje i cesta uvedená v § 152 písm. c) zákoníku práce, tedy mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Při každé pracovní cestě, tedy i při této cestě zaměstnance k výkonu práce mimo jemu stanovenou pracovní dobu na pravidelné pracoviště, přísluší zaměstnanci všechny druhy cestovních náhrad za podmínek a ve výši stanovené zákoníkem práce a vnitřním předpisem zaměstnavatele vydaným v souladu se zákoníkem práce.

     Každá práce zaměstnance mimo rozvrh směn je mimořádná a každá taková cesta k výkonu práce na pravidelné pracoviště je mimořádnou cestou. Pracovní cesta vždy začíná v určeném místě nástupu na pracovní cestu a končí příchodem do místa ukončení pracovní cesty. Do doby trvání pracovní cesty patří nejen doba cesty k výkonu práce a po výkonu práce zpět, ale také doba výkonu práce, doba čekání, odpočinku apod. mezi začátkem a koncem pracovní cesty. V uvedeném případě cesty k výkonu práce mimo rozvrh směn na pravidelné pracoviště pracovní cesta v zásadě začíná odchodem z bydliště (místa pobytu) zaměstnance a končí příchodem do tohoto místa po ukončení výkonu práce. Za celou tuto dobu pak zaměstnanci přísluší všechny druhy cestovních náhrad, tj. nejen jízdní výdaje určeným dopravním prostředkem z bydliště do místa pravidelného pracoviště a zpět, ale i stravné.

     Zaměstnavatel by měl před každou pracovní cestou, tedy i před mimořádnou cestou zaměstnance k výkonu práce na pravidelné pracoviště mimo rozvrh směn, určit alespoň způsob dopravy, a to buď individuálně před každou takovou cestou zvlášť, anebo ve vnitřním předpisu. Odpadnou tak zbytečná nedorozumění při stanovení výše jízdních výdajů zaměstnancům při mimořádných směnách, pohotovostní službě…